1. Quem trata os dados
O Qualifica IA é uma ferramenta de uso interno do cartório, usada pelos escreventes cadastrados para apoiar a qualificação registral de documentos (RTD/RCPJ). O responsável pelo tratamento dos dados é o próprio cartório, na figura do seu administrador, que também é quem cadastra e gerencia os usuários da ferramenta.
2. Quais dados são coletados
- Dados de acesso: nome, usuário e senha (a senha é armazenada apenas de forma criptografada, nunca em texto puro) de cada escrevente cadastrado, e a comarca do cartório a que pertence.
- Documentos enviados para análise: o conteúdo dos documentos (estatutos, atas, contratos etc.) enviados pelo escrevente para obter a análise de qualificação registral. Quando o documento contém CPF, o sistema mascara automaticamente o número (mantendo apenas os 3 primeiros e os 2 últimos dígitos, ex.: 097.XXX.XXX-02) antes de qualquer processamento — o número completo não é enviado à inteligência artificial nem armazenado em nenhum lugar do sistema.
- Dados da análise: nome da entidade/parte, CNPJ (quando informado), tipo de documento, o relatório técnico interno e a nota devolutiva (declaração de aptidão ou nota de exigência) gerados a partir da análise, associados a um número de protocolo próprio da ferramenta.
- Registros de uso: quais escreventes realizaram quantas análises, em qual comarca e em qual data, para fins de acompanhamento do uso da ferramenta pelo administrador do cartório.
- Registros de auditoria administrativa: criação, desativação/reativação e redefinição de senha de escreventes, e execução de pedidos de exclusão de dados (LGPD), com data/hora e identificação do administrador responsável.
- Registros técnicos: falhas internas do sistema (erros), para diagnóstico e correção — não incluem o conteúdo dos documentos analisados.
3. Para que os dados são usados
- Gerar a análise de qualificação registral e a nota devolutiva solicitadas pelo escrevente.
- Permitir que o escrevente localize e reveja, mais tarde, uma nota devolutiva já emitida, a partir do protocolo.
- Controlar o acesso à ferramenta (login) e mantê-lo restrito aos escreventes autorizados pelo cartório.
- Acompanhar o volume de uso da ferramenta por escrevente e por comarca.
- Diagnosticar e corrigir falhas técnicas do sistema.
Os dados não são usados para nenhuma outra finalidade, nem vendidos ou cedidos a terceiros para fins comerciais.
4. Compartilhamento com terceiros
Para gerar a análise, o conteúdo do documento enviado é processado por um serviço de inteligência artificial de terceiro (Anthropic, responsável pelo modelo Claude), estritamente para produzir o relatório e a nota devolutiva solicitados. Esse processamento é feito sob os termos contratuais desse fornecedor e não envolve o uso do conteúdo para treinar modelos de terceiros. Os dados de acesso (usuário/senha) e o banco de dados da ferramenta não são compartilhados com esse ou qualquer outro fornecedor.
Fora essa exceção, os dados não são compartilhados com outros terceiros, exceto quando exigido por lei ou ordem de autoridade competente.
5. Por quanto tempo os dados ficam guardados
- O relatório técnico interno e a nota devolutiva de cada análise ficam disponíveis para consulta pelo escrevente por até 36 meses a partir da data da análise. Depois desse prazo, esse conteúdo é apagado automaticamente pelo sistema.
- O relatório técnico interno (mais detalhado) também é descartado automaticamente, antes desse prazo, quando o escrevente marca a pendência correspondente como concluída, permanecendo apenas a nota devolutiva até o fim do período de retenção.
- Mesmo após a remoção do conteúdo, o número de protocolo e os metadados da análise (nome da entidade/parte, CNPJ quando informado, tipo de documento, status e data) permanecem registrados por tempo indeterminado, como comprovante de que a análise foi realizada — sem, no entanto, reter o conteúdo do documento ou da nota devolutiva em si.
- Os dados de acesso do escrevente (nome, usuário, comarca) são mantidos enquanto o cadastro estiver ativo no cartório, podendo ser desativado ou removido a pedido do administrador.
6. Segurança
- Senhas são armazenadas com hash criptográfico (nunca em texto puro).
- O acesso é protegido por sessão criptografada, com expiração automática.
- Há proteção contra tentativas automatizadas de adivinhação de senha (login e área administrativa).
- O acesso à área administrativa (cadastro de escreventes, estatísticas de uso) é restrito por senha própria do administrador do cartório, com a opção de ativar verificação em duas etapas (código por e-mail, além da senha). Ao ativar, um código de recuperação de uso único é gerado para permitir o acesso caso o administrador perca o e-mail cadastrado.
7. Direitos do titular dos dados
O escrevente cadastrado pode, a qualquer momento, solicitar ao administrador do cartório: confirmação de quais dados seus estão registrados, correção de dados incorretos, ou a desativação do seu acesso. Como os dados de acesso e de uso ficam sob responsabilidade do cartório (não de um terceiro externo), esses pedidos devem ser feitos diretamente ao administrador responsável pela ferramenta no cartório.
8. Contato
Dúvidas sobre este texto ou sobre o tratamento de dados nesta ferramenta devem ser dirigidas ao administrador responsável pelo Qualifica IA no cartório, pelo e-mail qualificaia.contato@gmail.com.
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